איך לנהל עובדים מהבית?

שוק העבודה בעולם בכלל ובישראל בפרט נכנס לתקופה חדשה לאור מגיפת הקורונה שמשתוללת שם בחוץ. תקופה בה הדרך היחידה לחלק מהמשרדים לתפקד בקיבולת מלאה היא בעבודה אונליין, כל עובד מביתו הפרטי. זה מצב לא פשוט שדורש מרבים מאיתנו להסתגל למציאות בלתי מוכרת, שעבור עסקים "מסורתיים" יותר עלולה להיראות בלתי אפשרית. באופן טבעי, שתי השאלות המרכזיות שכרגע עולות בראשו של כל מנכ"ל עם עובדים תחתיו הן כיצד עושים ניהול עובדים מהבית בצורה נכונה? ואיך, לכל הרוחות, אמורים לנהל עסק אונליין?

כמשרד פרסום, חשוב לנו מצד אחד לתת מענה מקיף ללקוחותינו, אך מצד שני אנו חייבים לקיים סיעור מוחין כדי להפיק את התוצרים הטובים ביותר. לכן, בנינו תפישת עבודה שאפשר לנו לעבוד מהבית תוך כדי שמירה על איכות גבוהה של התוצרים, התנהלות פנים ארגונית יעילה ושמירה על קשר רציף עם הלקוחות שלנו.

הנה 10 טיפים אפקטיביים, שיעזרו לכם להביא את העבודה הביתה.

ניהול עובדים מהבית מול הספק

1. הטמיעו מערכות מקוונות במשרד

אם עד עכשיו השתמשתם בעיקר בלוח מחיק כדי לעקוב אחרי ביצוע משימות במשרד, הגיע הזמן לשדרוג טכנולוגי. ישנן המון מערכות מקוונות שכל תכליתן הוא להפוך את ניהול המשימות לקל ונגיש יותר עבור כלל העובדים.

דוגמה טובה למערכת כזו נקראת Monday, שמאפשרת לנהל מגוון משימות של העסק אונליין. אגב, היא גם תוצרת הארץ. סביר להניח שתצטרכו להטמיע מערכות נוספות על פי הצרכים של העסק שלכם, לדוגמה אם השכר הוא שעתי אז תצטרכו אפליקציה למעקב אחרי שעות הכניסה והיציאה מה"משרד". לכן, לפני שאתם נכנסים לאטרף ומורידים כל אפליקציה שאתם רואים – עשו מיפוי יסודי של צרכיי העסק.

2. עקבו אחר פרודוקטיביות

לפעמים עבודה מהבית טומנת בחובה יותר הסחות דעת, דחיינות ושאר תופעות לא רצויות שביום רגיל היו מובילות לשיחה זועמת עם הבוס. זו בדיוק הסיבה מדוע עליכם לעקוב היטב אחרי הפרודוקטיביות של הכפופים לכם אם אתם מנהלים עסק אונליין. ישנן מערכות כמו Time Doctor דרכן אפשר למדוד כמה זמן עובד השקיע בכל משימה לאורך יום העבודה, החל מהשתתפות בישיבת צוות ועד לבדיקת מיילים.

אפשרות אחרת ופשוטה יותר היא לבקש מהעובדים למלא בקובץ אקסל כמה זמן הם הקדישו לכל פעילות, אבל זה כבר תלוי מאוד בכמות העובדים שצריך לנהל וברמת האמון שלכם בדיווח שלהם.

3. תאמו ציפיות

ניהול עסק אונליין הוא שונה בתכלית מניהול פיזי במשרד. לכן התוצאות שתפיקו, בין אם זה מתן שירות או עבודה על מוצר, לא יהיו בהכרח מה שאתם רגילים אליו ביומיום. לכן, עשו תיאום ציפיות ביניכם לבין העובדים, אבל לא פחות חשוב – ביניכם לבין עצמכם. מצד שני, אולי בזכות המצב תגלו שבכלל אפקטיבי יותר לנהל עובדים מהבית. ההפתעות הקטנות של החיים.

ניהול עובדים מהבית ואיך לייצר סדר במשרד

4. נהלו את המסמכים אונליין

מסמכים מתויקים יפה בקלסרים עם חוצצים זה כל כך שנות ה-90. יש מספיק אמצעים דיגיטליים שעושים את אותה עבודה באופן אפקטיבי יותר, החל מ-Google Drive ועד Dropbox. מסמכים פיזיים קיימים ניתן לסרוק ולהעלות כקובץ תמונה. לקבצי אופיס למיניהם אפשר לתת הרשאות בהתאמה אישית ולקבוע איזה עובד יכול לראות או לערוך אותו. ולא פחות חשוב – זה חוסך נייר.

5. תייצרו סדר יום

היה לכם לו"ז קבוע של פעילויות במשרד? אז נסו ליצור משהו דומה אבל בצורה מקוונת. תחושה של שגרה תשרה תחושת ביטחון על העובדים ותעזור להם לשמור על מוד של עבודה.

לדוגמה, אם נהגתם לקיים ישיבה יומית או שבועית, אין סיבה שלא תקיימו אותה אונליין עם תוכנות לשיחה קבוצתית כמו Skype או Zoom. גם אם אין לכולם מיקרופון או מצלמה הם יוכלו להקשיב ולהגיב דרך הצ'אט המובנה.

גם את ישיבות הקפה אפשר להתאים למצב

תקשורת

6. שמרו על קשר

אחת מהטענות המרכזיות נגד ניהול עובדים מהבית היא תחושת הבדידות וחוסר האינטראקציה האנושית במצב כזה. אבל גם אם אנחנו לא נמצאים פיזית באותו חדר, זה לא אומר שאי אפשר לשמור על קשר בדרכים אחרות.

כדי לשמר תחושה של "ביחד" אפשר לפתוח קבוצת Whatsapp של המשרד. היא יכולה לעסוק בעבודה נטו או להיות ליברלית יותר ולהרשות לעובדים לתקשר דרכה זה עם זה, החלטה שלכם. אם יש לכם דומיין למיילים שמנוהל ע"י ג'ימייל, אפשר להשתמש בצ'אט המובנה Hangout כדי להשיג את אותן מטרות.

7. נעים להכיר – שיתוף מסך

צריכים להראות או להדגים משהו לעובדים שלכם אבל לא בטוחים כיצד? הנה טיפ שימושי שיחסוך לכם את הפאדיחה של לנופף בדף מול המצלמה של המחשב או הסמארטפון בתקווה שמישהו יצליח להבין מה אתם רוצים.

לתוכנות רבות יש כיום פונקציה שנקראת שיתוף מסך. כלומר, כל המשתתפים בשיחה יראו כל מה שרואים על המסך במחשב שלכם. ניתן למצוא את הפונקציה הזו ב-Skype, Slack, TeamViewer ועוד. פשוט תתנסו ותבחרו את האופציה המתאימה ביותר.

8. השתמשו בערוצי התקשורת הנכונים

אף אחד אינו אוהב שמציפים אותו במייל, ב-Whatsapp או בכלל. עשו חלוקה באילו ערוצי תקשורת להשתמש בהתאם לסיטואציה. הנה כמה דוגמאות:

מיילים – מתן משימות והעברת קבצים. תוכנות לניהול משימות כמו Monday יכולות להחליף את המייל.

צ'אט – תקשורת מהירה ומיידית לדברים שדורשים מענה כאן ועכשיו.

שיחה קולית או מצולמת – לישיבות או העברת מסר לכלל העובדים במשרד.

גיוס עובדים

9. למדו כיצד לגייס מרחוק

המצב הקיים עלול להשרות תחושה שהעולם הולך במקום, אבל זה ממש לא חייב להיות ככה. לנהל עובדים מהבית משמעו גם לגייס אותם בעת הצורך. אם העסק שלכם זקוק לעובדים חדשים, אל תעצרו את הגיוס. אפשר לנהל את ריאיון העבודה בשיחת וידאו או להסתפק בריאיון טלפוני. אם התהליך דורש איזשהו טסט, בתשלום כמובן, אין סיבה לא להעביר אותו במייל ולשפוט את המשך הדרך המשותפת ע"פ איכות התוצר.

אפשרות אחרת היא להיעזר בפרילנסרים מאתרים כמו Upwork או Fiverr, אבל זה תלוי מאוד בבעל המקצוע שאתם מחפשים וגם אז זה פתרון לטווח קצר בלבד.

10. צרו תהליך חפיפה דיגיטלי

גייסתם עובד חדש? מזל טוב. אבל כמובן שכאן עולה השאלה כיצד חופפים מקצועית את העובד החדש? זה הזמן ליצור תהליך חפיפה דיגיטלי שיעזור לעובד להסתגל לתפקיד באופן כמה שיותר חלק. החפיפה יכולה לכלול קבצי Word עם הוראות ונהלים, סרטון וידאו של הדרכה ועוד. לא חסרות דרכים.

לסיכום, ניהול עסק אונליין הוא בהחלט אפשרי אם מכירים את הכלים הנכונים. לכו תדעו, אולי אחרי כל הסאגה הזו יותר עסקים יגיעו למסקנה שעדיף לנהל עובדים מהבית במקום לשלם ארנונה על משרד.